Dans votre entreprise, il y a probablement deux ou trois experts internes que tout le monde va voir. Elles savent comment ça marche. Le problème n'est pas qu'elles existent : c'est que ce savoir n'existe nulle part ailleurs.
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Dans votre entreprise, il y a probablement deux ou trois experts internes que tout le monde va voir. Elles savent comment ça marche. Le problème n'est pas qu'elles existent : c'est que ce savoir n'existe nulle part ailleurs.
Vous la connaissez, cette personne :
Chez Podium, on les appelle des champions ou experts internes. Mais l'important n'est pas le mot. L'important, c'est ce que cette situation vous coûte tous les jours, sans que ça apparaisse nulle part dans vos états financiers.
Une PME fonctionne rarement grâce à ses procédures écrites. Elle fonctionne grâce à ce que quelques experts internes ont dans la tête : les cas particuliers, les raccourcis, les clients qu'il faut traiter autrement, la façon de régler un problème sans réveiller tout le monde.
Ce savoir-faire est un actif réel. Le hic, c'est qu'il n'est pas à vous. Il est dans sa tête, et il en sort seulement quand cet employé est disponible.
Ce que ça donne concrètement :
Et devant ça, le réflexe le plus courant est d'aller chercher la solution à l'extérieur : embaucher, acheter un nouvel outil, refaire l'organigramme. Alors que le savoir-faire dont vous avez besoin est déjà là. Il est simplement mal réparti.
Faire circuler ce savoir-faire, c'est ce qui transforme une équipe qui dépend de quelques experts en une équipe qui avance sans attendre.
Découvrez nos ateliers pour valoriser l’expertise interne pour capter ce qui compte et apprendre à le transmettre efficacement.
Les experts internes ne sont pas nécessairement les plus anciens, les plus qualifiés sur papier ni les plus visibles. Certaines occupent des postes de soutien. Certaines viennent d'arriver.
Vous les reconnaîtrez à autre chose qu'à leur titre. Posez-vous ces trois questions :
Regardez aussi le revers de la médaille : dressez la liste des tâches ou des dossiers qui bloquent quand une personne précise n'est pas là. Cette liste vous donne deux choses en même temps : vos employés clés et vos points de vulnérabilité.
Identifier les experts internes, c'est un début. Le vrai gain vient après, quand ce qu'elles savent devient accessible au reste de l'équipe. Voici quatre leviers concrets, dans l'ordre où ils donnent le plus de résultats.
C'est le point de départ, et c'est moins lourd qu'on l'imagine. Il ne s'agit pas de produire un manuel de trois cents pages que personne ne lira. Il s'agit de créer quelques repères utiles : la marche à suivre pour les cinq ou six situations qui reviennent tout le temps, dans un format court, trouvable et facile à mettre à jour.
Commencez par ce qui bloque le plus souvent. Un repère écrit vaut mieux qu'une procédure parfaite jamais rédigée.
La plupart des employés clés transmettent déjà de façon informelle, entre deux dossiers, sur leur temps. Rendez-le officiel. « Tu es responsable de faire en sorte que trois autres collègues sachent faire ça d'ici la fin du trimestre » est un mandat mesurable, valorisant, et beaucoup plus utile qu'un simple merci.
Ça change aussi la nature de leur reconnaissance : elle vient de ce qu'elles font monter les autres, pas de ce qu'elles sont les seules à savoir.
Transformez vos experts en mentors grâce à un atelier podium ! Une solution clé-en-main, personnalisable et accessible pour protéger les connaissances de vos employés clés.
Sans moment prévu, le partage n'arrive jamais. L'urgence gagne toujours. Bloquez du temps : un dîner-causerie mensuel, une demi-heure de retour d'expérience après chaque gros projet, du jumelage entre un employé d'expérience et une nouvelle recrue.
La régularité compte plus que la durée. Trente minutes tous les mois donnent davantage qu'une journée de formation une fois par année.
Un employé clé a soif d'apprendre. Si vous ne nourrissez pas ça, elle s'essouffle ou elle regarde ailleurs, et la seconde option vous coûte bien plus cher qu'une formation.
L'avantage, ici, est mathématique : ce qu'elles apprennent, elles le redistribuent. Chaque heure investie dans leur développement rejaillit sur l'équipe entière, à condition que les trois leviers précédents soient en place. Sinon, vous formez un expert, pas une organisation.
En employé clé ne doit pas devenir celle qu'on appelle pour tout régler. Si vous ajoutez un rôle de transmission sans rien retirer ailleurs, vous transformez votre meilleur atout en pompier permanent, puis en employé épuisé. Donnez du temps réel, pas juste un mandat.
Mettre quelques experts sur un piédestal produit souvent l'inverse de l'effet voulu : le reste de l'équipe décroche ou se met en compétition. Reconnaissez la contribution de vos employés clés, mais rendez visible le fait qu'il y a plusieurs façons d'avoir un impact dans l'entreprise.
C'est le piège le plus coûteux, et le plus discret. Si le statut d’un employé repose sur le fait qu'elle est la seule à savoir, vous venez de lui donner une bonne raison de garder ça pour elle. Reconnaissez ce qui se partage, pas ce qui se garde.
Une équipe où le savoir-faire circule, ça se voit rapidement : les dossiers avancent sans passer par la même personne, les nouvelles recrues deviennent utiles en semaines plutôt qu'en mois, les vacances ne sont plus un risque opérationnel, et vous cessez d'être le point de passage de toutes les décisions.
Vos employés clés, elles, existent déjà. Votre rôle n'est pas de les créer. C'est de faire en sorte que ce qu'elles savent devienne le savoir de votre entreprise.
C'est exactement le travail que nous faisons chez Podium. Nos ateliers stratégiques permettent à votre équipe de mettre à plat ses façons de faire et de construire ses propres repères en quelques heures. Et si vous n'avez pas la bande passante pour mener ce chantier à l'interne, notre accompagnement sur mesure nous permet de le prendre en charge de A à Z.
Une bonne question pour commencer, dès cette semaine : qu'est-ce qui arrête de fonctionner dans votre entreprise quand une seule personne s'absente?
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